„Tylko sobie skseruję dokumencik i już wszystko mamy załatwione” – jak to jest z tym dowodem? Czyli niewłaściwe praktyki przetwarzania danych osobowych z dowodu osobistego.

Postarajmy się przypomnieć, jak często udostępnialiśmy swój dowód osobisty osobom postronnym? Postaram się podpowiedzieć, mogło to mieć miejsce w takich placówkach jak: wypożyczalnie różnego rodzaju sprzętu, serwisy gwarancyjne, placówki telekomów i punkty sprzedające usługi telewizji satelitarnych. Okazywaliśmy go, przekazywaliśmy do ręki, a nawet pozwalaliśmy na jego kopiowanie? Prawda, że mam rację i robiliśmy to często? To błąd!

Czym jest dowód osobisty?

Dowód osobisty to nie jest zwykły dokument tożsamości, oprócz imienia i nazwiska oraz numeru PESEL zawiera dużo innych danych, takich jak imiona rodziców, datę i miejsce urodzenia, jak również danę, o której często się zapomina, że w ogóle istnieje jak wizerunek i płeć.

Czym grozi udostępnienie osobie postronnej naszego dokumentu tożsamości?

Nasze dane osobowe są bardzo cenne, należy to sobie raz na zawsze uświadomić. Informacje mogące być pozyskane z dokumentów tożsamości mogą umożliwić przestępcom zaciągnięcie pożyczek czy kupno towarów na raty. Co najgorsze o zaciągniętej w ten sposób „pożyczce” dowiemy się najprawdopodobniej dopiero po kilku miesiącach, lub w momencie gdy komornik z nakazem egzekucyjnym zapuka do naszych drzwi.

Dowód osobisty w zastaw?

Niestety bardzo często zdarzają się sytuacje, że ktoś oczekuje od nas pozostawienia swojego dowodu osobistego w zastaw za wypożyczony sprzęt, buty do kręgli, rowery, kajaki, samochód. Czy tego typu praktyki są zgodne z prawem? Należy zdawać sobie sprawę, że jest to całkowicie sprzeczne z prawem i może skutkować sankcjami karnymi dla osoby żądającej od nas pozostawienia swojego dokumentu. Mówi o tym wyraźnie art. 79 ust. 2 ustawy o dowodach osobistych:

„Kto zatrzymuje bez podstawy prawnej cudzy dowód osobisty, podlega karze ograniczenia wolności albo karze grzywny.”

Co mamy zrobić, jeśli ktoś mimo to żąda od nas dowodu osobistego w zamian za wypożyczenie wyżej wymienionego sprzętu? Możemy a nawet powinniśmy poinformować o tym zdarzeniu Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych i Policję. Po 25 maja 2018 w związku z wejściem w życie ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych, postępowanie takie może zakończyć się nałożeniem administracyjnej kary pieniężnej przez następcę GIODO, którym najprawdopodobniej będzie Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Oprócz kary pieniężnej (nawet do 20 milionów EURO), administratora danych za niezgodne z prawem przetwarzanie mogą dotknąć także inne sankcje takie jak zakaz przetwarzania.

Czego może żądać od nas usługodawca?

Zgodnie z ogólną regułą, usługodawca podpisując z nami umowę może od nas żądać udostępnienia pewnych danych. Jakie to będą dane? Są to tylko i wyłącznie takie dane, które są niezbędne do zawarcia i wykonania umowy. Najczęściej są to dane, które pozwolą usługodawcy na wykonanie usługi i na ewentualne dochodzenie roszczeń przed sądami za nieopłaconą, a wykonaną usługę. Będzie więc to imię i nazwisko, adres i ewentualnie numer PESEL, stąd usługodawca może oczekiwać od nas dokładnie tych danych podczas zawierania umowy. By zweryfikować pobrane od nas do przetwarzania dane, przedsiębiorca może żądać okazania dokumentu potwierdzającego je, ale nie może oczekiwać na to, że pozwolimy mu skserować nasz dowód osobisty. Nasz wizerunek, nie jest przecież w żaden sposób niezbędny do prawidłowego wykonania umowy. Niestety kserowanie dokumentów jest powszechne przy zawieraniu umów na usługi u operatorów sieci komórkowych.

Należy jednocześnie pamiętać, że ze względu na specyfikę umowy i branży, można wystąpić potrzeba okazania dodatkowych danych, regulują to szczegółowe przepisy prawa, jednak są to wyjątki dotyczące najczęściej sektora finansowego. Wyraźnym wyjątkiem dopuszczającym kserowanie dowodu osobistego jest art. 112b, który mówi:

„Banki mogą przetwarzać dla celów prowadzonej działalności bankowej informacje zawarte w dokumentach tożsamości osób fizycznych.”

Okazywanie dowodu ochronie i policji – kiedy i w jakiej formie?

Przypadek służb ochrony nie jest prosty, okazania (nie wręczenia mu do ręki) dokumentu może żądać tylko licencjonowany ochroniarz i to jedynie w granicach obszaru, którego pilnuje. My natomiast mamy prawo żądać od niego numeru legitymacji i licencji, dzięki czemu będziemy wiedzieć, że jest to licencjonowany pracownik ochrony. Większość „ochroniarzy” w marketach, czy osiedlach nie posiada  licencji i nie ma prawa żądać od nas okazania dokumentów.

Na koniec chyba najciekawszy element, legitymowanie obywateli przez funkcjonariuszy takich jednostek jak Policja, ABW, Straż Miejska i Straż Graniczna. Funkcjonariusz w trakcie wypełniania obowiązków służbowych zawsze może wymagać od nas wylegitymowania się dokumentem ze zdjęciem. Musi jednocześnie przy tym podać powód i podstawę legitymowania. W doktrynie pojawia się jednak spór czy powinno się tylko okazywać dokument, czy wręczać go funkcjonariuszowi, niestety nie jest to jasno określone w ustawach. Ja jednak polecam wręczenie dokumentu funkcjonariuszowi po wcześniejszym potwierdzeniu jego personaliów, które jest zobligowany nam podać okazując swoją legitymację służbową wraz z numerem. Powodem chęci otrzymania naszego dokumentu „do ręki”, może być chęć sprawdzenia przez niego oryginalności naszego dokumentu, do czego niewątpliwie ma prawo.

Świadomość

Chrońmy swoje dokumenty, aby uniknąć przypadku kradzieży tożsamości, do której w związku z coraz większą cyfryzacją naszego życia i możliwości załatwiania wszelkich spraw w cyberprzestrzeni, dochodzi coraz częściej. Nasze dokumenty i dane w nich zawarte to bardzo cenne informacje dla potencjalnych przestępców.